Les logiciels de gestion

Définition

Un ERP (Enterprise Resource Planning), ou Progiciel de Gestion Intégré, est un logiciel qui centralise l’ensemble des processus d’une entreprise dans une seule application et une seule base de données.

Il permet de gérer des activités telles que les ventes, les achats, les stocks, la comptabilité, la production ou les ressources humaines sans multiplier les logiciels indépendants.

À quoi sert un ERP ?

Un ERP permet notamment de :

• Centraliser les informations de l’entreprise ;
• éviter les doubles saisies ;
• automatiser les processus ;
• améliorer la traçabilité des opérations ;
• produire des indicateurs fiables.

Exemple

Lorsqu’un commercial confirme une commande, le stock est mis à jour automatiquement, la facture peut être générée et la comptabilité reçoit les informations nécessaires sans nouvelle saisie.

À ne pas confondre avec

• CRM, qui se concentre sur la relation client.
• WMS, spécialisé dans la gestion d’entrepôt.
• logiciel de gestion commerciale permet de gérer les ventes, les achats, les devis, les commandes et la facturation.

À retenir

Un ERP constitue le cœur du système d’information de nombreuses entreprises.

Définition

Un logiciel de gestion commerciale permet de gérer les activités liées aux ventes et aux achats d’une entreprise. Il couvre généralement les devis, les commandes, la facturation, les clients, les fournisseurs et les articles.

À quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

Il permet notamment de :

• Créer des devis et des factures ;
• suivre les commandes clients ;
• gérer les achats ;
• consulter les stocks disponibles ;
• suivre les règlements.

Exemple

Une entreprise de distribution prépare un devis qui est ensuite transformé en commande puis en facture, sans ressaisie.

À ne pas confondre avec

Un logiciel de gestion commerciale ne couvre qu’une partie de l’activité de l’entreprise. Un ERP reprend ces fonctionnalités, mais y ajoute la comptabilité, la production, les ressources humaines, la maintenance ou encore la gestion documentaire.

À retenir

• ERP, La gestion commerciale constitue souvent la première étape de la digitalisation d’une PME avant l’adoption d’un ERP.

Définition

Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel destiné à gérer les relations avec les prospects et les clients tout au long du cycle commercial.

À quoi sert un CRM ?

Il permet de :

• Suivre les prospects ;
• gérer les opportunités commerciales ;
• conserver l’historique des échanges ;
• organiser les actions des commerciaux ;
• améliorer le suivi client.

Exemple

Un commercial retrouve immédiatement tous les devis, appels et rendez-vous concernant un client.

À ne pas confondre avec

• ERP, Un ERP gère toute l’entreprise, alors qu’un CRM est principalement orienté vers les ventes et la relation client.

À retenir

Le CRM aide l’entreprise à vendre davantage et à mieux fidéliser ses clients.

Définition

Un logiciel de comptabilité permet d’enregistrer les opérations financières d’une entreprise et de produire les documents comptables exigés par la réglementation.

À quoi sert un logiciel de comptabilité ?

Il permet notamment de :

• Enregistrer les écritures comptables ;
• gérer les journaux ;
• suivre les comptes clients et fournisseurs ;
• préparer les déclarations fiscales ;
• produire le bilan et le compte de résultat.

Exemple

Lorsqu’une facture est validée, elle est automatiquement enregistrée dans la comptabilité.

À ne pas confondre avec

• ERP, Un ERP peut intégrer une comptabilité complète, mais un logiciel de comptabilité peut également fonctionner de manière indépendante.

À retenir

Même lorsqu’une entreprise utilise un ERP, la comptabilité reste l’un des modules les plus importants.

Définition

Un logiciel de caisse est utilisé dans les commerces pour enregistrer les ventes réalisées au point de vente et gérer les encaissements.

À quoi sert un logiciel de caisse ?

Il permet notamment de :

• Enregistrer les ventes ;
• imprimer les tickets ;
• gérer les différents moyens de paiement ;
• suivre les mouvements de caisse ;
• mettre à jour les stocks.

Exemple

Lorsqu’un produit est vendu en magasin, le stock est automatiquement diminué et la vente est enregistrée.

À ne pas confondre avec

• ERP ou Gestion commerciale, Un logiciel de caisse est destiné aux ventes en magasin. Un logiciel de gestion commerciale ou un ERP couvre également les devis, les commandes, les achats et la comptabilité.

À retenir

Le logiciel de caisse est indispensable aux commerces de détail, mais il est souvent connecté à un ERP.

Définition

Un logiciel de gestion des stocks permet de suivre les marchandises d’une entreprise tout au long de leur cycle de vie : entrées, sorties, transferts, inventaires et niveaux de stock.

Il aide l’entreprise à connaître, à tout moment, les quantités réellement disponibles afin d’éviter les ruptures de stock ou les surstocks.

À quoi sert un logiciel de gestion des stocks ?

Il permet notamment de :

• Enregistrer les entrées et les sorties de marchandises ;
• consulter les quantités disponibles ;
• suivre les mouvements de stock ;
• réaliser des inventaires ;
• recevoir des alertes lorsque le stock devient insuffisant ;
• connaître la valeur du stock.

Exemple

Un grossiste reçoit une livraison de 500 cartons de produits. Le logiciel met immédiatement le stock à jour. À chaque vente, les quantités diminuent automatiquement jusqu’à la prochaine réception.

À ne pas confondre avec

Un logiciel de gestion des stocks suit principalement les quantités disponibles et les mouvements de marchandises.

Un WMS (Warehouse Management System) va plus loin en organisant le fonctionnement d’un entrepôt : gestion des emplacements, préparation des commandes, terminaux mobiles, codes-barres et optimisation des déplacements des préparateurs.

De nombreux ERP et logiciels de gestion commerciale intègrent déjà une gestion des stocks. Un WMS est généralement réservé aux entreprises ayant une activité logistique plus complexe.

À retenir

• ERP ou Logiciel de gestion commerciale, Pour la majorité des PME, une bonne gestion des stocks intégrée à un ERP ou à un logiciel de gestion commerciale est largement suffisante. Un WMS devient pertinent lorsque l’entrepôt est important, que les volumes augmentent ou que la logistique nécessite une organisation plus avancée.

Définition

Un WMS (Warehouse Management System) est un logiciel spécialisé dans la gestion des entrepôts.

À quoi sert un WMS ?

Il permet de :

• Gérer les emplacements ;
• préparer les commandes ;
• optimiser les déplacements ;
• suivre les stocks en temps réel ;
• gérer les inventaires.

Exemple

Le préparateur reçoit directement sur son terminal la liste optimale des articles à prélever.

À ne pas confondre avec

• ERP, L’ERP connaît les quantités disponibles ; le WMS organise le fonctionnement quotidien de l’entrepôt.
• Logiciel de gestion des stocks, celui-ci permet principalement de suivre les quantités disponibles, les entrées, les sorties et les inventaires. Le WMS est spécialisé dans l’organisation de l’entrepôt. Il gère notamment les emplacements, les préparations de commandes, les terminaux mobiles et l’optimisation des déplacements des opérateurs.

À retenir

Le WMS améliore la rapidité, la fiabilité et la productivité de la logistique.

Définition

La GPAO est un logiciel destiné à planifier, organiser et suivre la production industrielle.

À quoi sert une GPAO ?

Elle permet notamment de :

• Lancer les ordres de fabrication ;
• planifier les ateliers ;
• gérer les nomenclatures ;
• suivre les consommations de matières ;
• contrôler l’avancement de la production.

Exemple

Une usine de fabrication de produits cosmétiques peut suivre chaque lot depuis les matières premières jusqu’au produit fini.

À ne pas confondre avec

• GMAO, La GMAO gère les machines ; la GPAO gère la fabrication.

À retenir

La GPAO optimise l’organisation de la production.

Définition

Une GMAO est un logiciel qui permet d’organiser et de suivre les opérations de maintenance des équipements.

À quoi sert une GMAO ?

Elle permet de :

• Planifier les interventions ;
• gérer les équipements ;
• suivre les pannes ;
• gérer les pièces de rechange ;
• analyser les coûts de maintenance.

Exemple

Une machine nécessite un entretien toutes les 500 heures de fonctionnement. La GMAO génère automatiquement une intervention.

À ne pas confondre avec

• GPAO, La GPAO pilote la production ; la GMAO veille au bon fonctionnement des équipements.

À retenir

Une bonne maintenance réduit les arrêts de production et prolonge la durée de vie des machines.

Définition

Un logiciel de paie permet de calculer les salaires et d’éditer les documents liés à la rémunération des employés conformément à la réglementation en vigueur.

À quoi sert un logiciel de paie ?

Il permet notamment de :

• Calculer les salaires ;
• gérer les retenues et cotisations ;
• éditer les bulletins de paie ;
• produire les déclarations sociales ;
• conserver l’historique des rémunérations.

Exemple

À la fin du mois, les bulletins de paie sont générés automatiquement à partir des informations du personnel.

À ne pas confondre avec

Un logiciel de paie est spécialisé dans le traitement des salaires. Un SIRH couvre un périmètre beaucoup plus large : recrutement, congés, formations, évaluations, dossiers du personnel et parfois la paie.

À retenir

• SIRH, La paie peut être utilisée seule ou intégrée dans un SIRH ou un ERP.

Définition

Le SIRH est un logiciel consacré à la gestion des ressources humaines.

À quoi sert un SIRH ?

Il permet notamment de :

• Gérer les dossiers du personnel ;
• suivre les congés ;
• préparer la paie ;
• gérer les recrutements ;
• suivre les formations.

Exemple

Un salarié dépose une demande de congé directement dans le logiciel, qui est transmise automatiquement à son responsable.

À ne pas confondre avec

• ERP, Le SIRH est spécialisé dans les ressources humaines, même s’il peut faire partie d’un ERP.
• Logiciel de paie, celui-ci est spécialisé dans le calcul des salaires, l’édition des bulletins de paie et les déclarations sociales. Le SIRH couvre un périmètre plus large : gestion des collaborateurs, recrutement, congés, formations, évaluations, dossiers du personnel et, selon les solutions, la paie.

À retenir

Le SIRH simplifie l’administration du personnel et améliore le suivi des collaborateurs.

Définition

Une GED est un système permettant de stocker, classer, retrouver et partager les documents numériques d’une entreprise.

À quoi sert une GED ?

Elle permet de :

• Centraliser les documents ;
• rechercher rapidement une information ;
• gérer les versions ;
• contrôler les accès ;
• conserver un historique des modifications.

Exemple

Les factures fournisseurs sont automatiquement numérisées, classées et accessibles depuis l’ERP.

À ne pas confondre avec

• ERP, Une GED ne remplace pas un ERP ; elle complète celui-ci en gérant les documents associés aux opérations.

À retenir

La GED réduit l’utilisation du papier et facilite l’accès aux documents de l’entreprise.