Quand une entreprise utilise plusieurs logiciels dans sa gestion quotidienne, elle ne se rend souvent pas compte du nombre de fois où une même information est ressaisie.
Imaginez cette situation : Une commerciale saisie une commande de 50 lignes dans le CRM, quelques minutes plus tard, le magasinier recrée la même commande dans le logiciel de stock, enfin, le facturier ressaisi encore pour établir la facture.
Deux jours plus tard, le client, mécontent appelle ; il aurait reçu un article non commandé !
Après enquête, vous découvrez qu’une référence a été mal saisie lors du transfert de la commande, le magasin a préparé le mauvais article, la facture correspond bien au bon de commande, mais pas le colis expédié.
Une inversion de deux caractères dans une référence produit aura fini par vous coûter plusieurs heures de travail et mis à mal votre relation avec le client !
La double saisie coûte plus cher que le temps qu’elle prend
Le premier coût est évidement le temps perdu à ressaisir ou à copier/coller l’adresse d’un client plusieurs fois dans des logiciels différents, pourtant, les conséquences vont bien au-delà du temps perdu : chaque saisie manuelle étant une occasion de commettre une erreur, multiplier les saisies consécutives peut coûter plus cher qu’il n’y parait !
Au fil des semaines, plusieurs versions d’une même information finissent par coexister. Au bout de quelques mois, votre confiance dans les données enregistrées s’effiloche parce que finalement, quand deux logiciels donnent des informations contradictoires, il est difficile de savoir laquelle est correcte.
Il est en effet difficile de suivre le parcours d’une donnée sur plusieurs logiciels.
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Est-ce que ce bon de livraison a été modifié avant d’établir la facture ou bien après ?
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Pourquoi ce prix unitaire diffère entre le devis et la facture ?
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Le numéro de téléphone du client est celui-ci ou bien celui-là ?
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À quel moment l’erreur est-elle apparue ?
Les équipes passent plus de temps à chercher l’origine d’une erreur qu’à effectuer leur véritable travail.
Les gérants de la vieille école maintiennent des dossiers papier et les classent soigneusement pour les utiliser comme source de vérité, mais cela risque d’ajouter une couche à une gestion déjà compliquée, sans parler de la lenteur inhérente à la recherche d’une information papier.
La double saisie n’est en réalité qu’un symptôme du problème.
Le véritable problème est que chaque logiciel possède sa propre copie des données, du coup, l’information peut évoluer de façon différente dans chaque application.
Et bien sûr, plus ces copies sont nombreuses, plus il devient difficile de savoir laquelle fait autorité.
L’ERP : solution naturelle ?
Les systèmes ERP cherchent précisément à résoudre ce problème en centralisant toutes les données de l’entreprise.
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Le client n’est créé qu’une seule fois, chaque modification ultérieure reste visible partout.
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Les commandes, factures et bons de livraison sont générés et non recréés manuellement.
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Tout le monde consulte la même information.
Cette approche réduit fortement les incohérences et améliore la traçabilité des opérations.
Seulement, faut-il pour autant remplacer tous les logiciels de l’entreprise par un ERP et remettre en question tout le système d’information ?
Si les logiciels en question présentent de sérieux défauts en plus de ne pas communiquer entre eux, la réponse est clairement oui.
Mais si l’entreprise a investi dans des logiciels performants, qui font correctement le travail, que l’équipe a déjà adopté et est performante en les utilisant… il devient plus difficile de répondre à cette question.
La réponse est peut-être de laisser les logiciels communiquer entre eux
Si aucun de ces outils utilisés n’est mauvais, le problème est simplement qu’ils travaillent chacun de leur côté.
Quand les logiciels sont parfaitement adaptés au processus de l’entreprise, il serait judicieux de considérer la solution de faire communiquer ces logiciels entre eux, au lieu de les remplacer.
À condition, bien sûr, que ces logiciels offrent des possibilités d’échange de données et que leurs processus soient compatibles.
Une entreprise peut très bien disposer d’un excellent CRM, d’un excellent logiciel de gestion commerciale et d’un excellent logiciel comptable.
Ce que les entreprises oublient souvent est qu’aujourd’hui, de nombreux logiciels permettent d’échanger automatiquement des informations.
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Un devis peut être transmis automatiquement à la gestion de stocks.
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Un état des stocks peut être synchronisé automatiquement avec un site web e-commerce sans export/import régulier.
Les utilisateurs peuvent continuer à travailler avec leurs outils habituels, tandis que les données circulent automatiquement entre les applications.
Si votre unique objectif est d’éviter les doubles saisies, limiter les erreurs et d’améliorer la fiabilité des données, il est possible d’y arriver en investissant moins de temps, d’efforts et d’argent qu’avec un ERP complet.
Le problème ne vient pas forcément du nombre de logiciels utilisés en entreprise, mais plutôt de savoir si l’information circule automatiquement entre les logiciels ou si elle est ressaisie plusieurs fois.
La solution magique n’existe pas
Aucune des deux approches citées plus haut n’est objectivement meilleure que l’autre, chaque entreprise étant unique, ce qui fonctionne parfaitement dans l’une pourrait misérablement échouer dans l’autre.
Lorsqu’une entreprise rencontre des problèmes de double saisie, la première question ne devrait pas être : quel ERP acheter ?, mais plutôt : pourquoi ces informations sont elles ressaisies ?
Si le problème vient uniquement d’un manque de communication entre les logiciels qui remplissent déjà correctement leur rôle, une intégration peut parfois apporter les mêmes bénéfices qu’un ERP, avec un moindre impact sur les habitudes de travail des utilisateurs.
L’important n’est donc pas de choisir la solution la plus ambitieuse, mais celle qui répond réellement au problème.