Lorsqu’un projet ERP échoue, on accuse souvent le logiciel, l’intégrateur ou les utilisateurs. Pourtant, dans bien des cas, le projet était déjà fragilisé avant même le début de l’implémentation
Des objectifs mal définis, des données de mauvaise qualité ou une absence de pilotage suffisent à compromettre un projet pourtant doté d’un budget conséquent. Dans cet article, nous allons explorer les erreurs qui peuvent mettre à mal l’intégration d’un ERP, et ce, avant même leur véritable démarrage.
Des objectifs flous
Cela peut paraitre évident, mais il arrive souvent que la direction d’une entreprise en Algérie démarre un projet ERP pour “moderniser l’entreprise”, “pour digitaliser nos processus” ou bien pour “faire comme nos concurrents, et même mieux !”. Le problème est que les raisons que je viens de citer en exemple sont des intentions… pas des objectifs !
Un projet ERP devrait répondre à des besoins précis et amener des résultats mesurables, par exemple :
- Réduire le délai de traitement des commandes
- Éliminer les doubles saisies
- Améliorer la traçabilité des stocks
- Réduire les erreurs logistiques
- Consolider les données de plusieurs filiales
Sans objectif mesurable, qui pourra déterminer si le projet est un succès ou un échec ?
Si 12 mois après le lancement, le gars qui établit les factures vous déclare que le nouveau logiciel est parfait alors que le gestionnaire des stocks vient se plaindre disant que l’ERP est nul parce qu’il complique le travail ! lequel se trompe ? lequel exagère ?
Si l’objectif du projet ERP était de moderniser l’entreprise, vous pourriez penser que l’ERP est plus compliqué qu’il n’y paraissait : puisqu’il y a toujours des mécontents, vous vous direz que le projet n’a pas encore abouti, alors que vous traitez peut-être 30% de commandes en plus de l’année dernière !
Mais si l’objectif était de réduire les erreurs logistiques, vous pourriez demander au gestionnaire des stocks de comparer le taux d’erreurs par rapport à l’année dernière : s’il y a moins d’erreurs, le projet est sur le bon chemin, sinon, vous avez un problème. Dans tous les cas, plus vos objectifs au départ sont précis, mieux, vous pourrez juger du résultat.
Nous pouvons aller plus loin en disant que bien définir les objectifs du projet ERP aidera énormément l’entreprise à choisir le bon ERP parmi ceux disponibles sur le marché, et bien sûr l’intégrateur qui est le plus à même de réussir l’implémentation.
Des objectifs contradictoires
Les malentendus entre les dirigeants de l’entreprise et l’intégrateur sur les objectifs du projet sont plus courants qu’on ne pourrait le penser.
Il n’est pas rare de trouver des cas où le dirigeant pense : je veux améliorer le temps de traitement des commandes de 20% mais omet de le communiquer à l’intégrateur, pensant que cela va sans dire, et c’est le piège dans lequel tombent pas mal d’entreprises chez nous.
Il est vrai que les éditeurs et les intégrateurs promettent monts et merveilles dans leurs présentations, cela ne veut pas dire qu’ils vont tout implémenter ! Un intégrateur écoute les besoins de son client et implémente les fonctionnalités demandées, estimant qu’il est inutile de charger inutilement une interface ou ajouter des étapes qui risquent de ralentir les processus.
Le dirigeant souhaite réduire le délai entre la commande et la livraison. L’intégrateur, lui, a compris qu’il fallait uniquement remplacer l’ancien logiciel de gestion commerciale. Les deux pensent parler du même projet, alors qu’ils poursuivent différents objectifs.
C’est souvent la source de tensions plusieurs mois plus tard.
Des données de mauvaise qualité
Une idée reçue à propos des ERP est que le logiciel améliore les données de l’entreprise, alors que ce n’est pas le cas :
Un ERP améliore la visibilité et en facilite l’accès, mais ne peut en aucun cas les rendre plus fiables.
On oublie souvent qu’un ERP a besoin d’être nourri de données fiables afin qu’il puisse produire des résultats satisfaisants.
C’est pourquoi il est dangereux de lancer un projet ERP ayant des clients en double, des articles mal référencés, des tarifs obsolètes ou des unités incohérentes…
Tous ces défauts ne se verront pas résolus par magie une fois le logiciel mis en route, ils vont au contraire nous sauter aux yeux au premier lancement !
Beaucoup d’entreprises découvrent trop tard que le nettoyage des données est un projet à part entière. Elles supposent qu’il pourra être réalisé rapidement, ou que l’intégrateur s’en chargera. En réalité, cette étape demande une forte implication des équipes et mérite d’être préparée bien avant la migration.
Le nettoyage des données est souvent sous-estimé. Nous reviendrons dans un prochain article sur une question essentielle : qui doit réellement s’en charger ?
La reproduction aveugle des processus existants
Beaucoup d’entreprises abordent l’ERP avec l’idée de reproduire exactement la même chose qu’aujourd’hui, mais dans un nouveau logiciel plus performant.
Il est naturel de chercher le minimum de friction possible et essayer de réduire des changements qui risquent de dérouter les équipes, mais d’un autre côté, si certains processus sont inefficaces depuis des années, il serait temps de changer le processus plutôt que de changer de logiciel.
Prenons comme exemple une entreprise qui est habituée à autoriser des livraisons sans commande validée. Un ERP cherchera naturellement à empêcher cette pratique pour améliorer la traçabilité. Là, obliger l’ERP à s’adapter au processus de l’entreprise, on retrouvera les mêmes erreurs… dans un logiciel plus coûteux !
Un ERP aide énormément les équipes qui essayent de mieux s’organiser en mettant des barrières et des garde-fou là où il faut. Mais trouve rapidement ses limites si nous essayons de supprimer toutes barrières pour laisser les utilisateurs reproduire ce qu’ils sont habitués à faire.
Avant de lancer un projet ERP, il faut déterminer quels processus font la force de votre entreprise pour les reproduire et quels sont les processus qui vous ralentissent, configurez votre ERP pour ne pas permettre ces derniers.
Un chef de projet absent ou peu impliqué
Une autre erreur qu’une entreprise peut commettre est de ne pas désigner un chef de projet ou de mal l’impliquer dans le projet.
Sans personne pour piloter le projet, pour prendre des décisions, pour gérer des priorités et pour rendre compte régulièrement de l’avancement, vous risquez de perdre le contrôle sur tout le projet.
Un chef de projet dont la responsabilité est de le mener à bien est la garantie que le calendrier sera suivi, que l’intégrateur rempli son contrat et que l’équipe participe activement à l’intégration de l’ERP.
En conclusion, nous pouvons dire que les projets ERP échouent rarement à cause du logiciel. Ils échouent plus souvent parce que les fondations mêmes du projet sont faibles avant même le début de l’implémentation.
Un ERP ne transforme pas une entreprise à lui tout seul ; il amplifie ses forces… mais aussi ses faiblesses. Plus la préparation est sérieuse, plus les chances de réussite sont élevées.
Ces points que nous venons de survoler sont tellement importants que nous reviendrons sûrement pour les traiter plus en détails dans de prochains articles.