Un ERP est avant tout un système qui traite des données. Il reçoit des informations, les organise, les relie entre elles, effectue des calculs puis restitue le résultat sous forme de documents ou des tableaux de bord.
Mais, comme toute machine de production, la qualité du résultat dépends directement de la qualité de la matière première.
Une fabrique ne produira jamais de bonnes chaussures avec du mauvais cuir. De la même manière, un ERP ne produira jamais des informations fiables à partir de données incomplètes, incohérentes ou erronées.
Investir dans un ERP sans s’intéresser à la qualité de ses données revient à installer une machine très performante tout en continuant à l’alimenter avec une matière première défectueuse.
Nous allons étudier dans cet article cinq signaux qui montrent que vos données méritent probablement d’être remises en ordre avant d’installer un ERP, afin qu’il puisse vous fournir le résultat attendu.
1. Vous n’êtes jamais certain de retrouver la bonne fiche client
Si en cherchant dans votre logiciel un client ou un produit, plusieurs résultats sont affichés et vous n’êtes pas sûr lequel est celui que vous cherchez, c’est un signe que des doublons se sont peut-être glissés dans vos données.
Les doublons sont plus embêtants qu’il n’y paraît au premier abord, ils peuvent conduire à :
- Des erreurs de facturation,
- des soldes client incohérents,
- de fausses statistiques,
- ou bien dans le cas de produits introduits en double, des faux stocks.
Si vous accordez un maximum de crédit à vos clients et que l’un deux a plusieurs comptes clients, il est possible qu’il dépasse largement sa limite sans que vous vous en rendiez compte en ayant seulement une ou deux factures impayées par compte !
Le problème n’est pas le doublon en lui-même. Le problème, c’est qu’il devient une source d’erreurs opérationnelles !
Les doublons naissent souvent de mauvaises habitudes des utilisateurs : des commerciaux qui créent un nouveau client à chaque devis au lieu de chercher dans la liste, des magasiniers qui recréent l’article à chaque réception…
2. Vos équipes perdent du temps à chercher des informations qui devraient être déjà disponibles
Si vous entendez continuellement poser la question : _ ce produit est-il emballé dans des cartons de 12 ou de 18 ?, ou bien _ qui connait le numéro de téléphone du fournisseur ?, c’est un signe que vos informations sont incomplètes. Vos utilisateurs devraient facilement trouver ces informations dans le logiciel.
Chaque fois qu’un employé doit interrompre son travail pour demander une information à un collègue, c’est le signe que le système d’information n’a pas rempli son rôle.
Il est important de s’assurer que vos informations enregistrées sont complètes, qu’il ne manque pas un prix d’achat ou des informations fiscales quelque part.
Tout responsable dans une entreprise aimerait que son ERP lui détaille quel chiffre d’affaires a-t-il réalisé dans chaque ville, ou même dans chaque quartier. Mais l’ERP ne vous donnera pas de résultat concret si les utilisateurs omettent de renseigner l’adresse sur les fiches client !
3. Personne ne saisit les informations de la même manière.
Si l’un de vos utilisateurs écrit le nom des produits en anglais tandis qu’un autre l’écrit en français, tout le monde aura du mal à rechercher les produits dans le logiciel.
Je connais un cas où un commercial, a appelé un client “Amine frère Rachid”, c’est un nom très pertinent pour le commercial en question, mais si un autre utilisateur veut retrouver le client, s’il ne connaît pas déjà Rachid… il ne retrouvera jamais Amine !
Mettre en place des règles simples pour la saisie des données et veiller à leur respect améliorera la lisibilité de vos informations, évitera la création de doublons et permettra à l’ERP d’en tirer le plein potentiel.
4. Pour trouver une information, il faut savoir où chercher
Si les données sont réparties entre plusieurs logiciels, des fichiers Excel, des documents papier… ou bien encore dans la mémoire d’un employé, il sera difficile de trouver quelle version de l’information est plus fiable.
Si, pour établir une facture, vous recopiez les informations fiscales du client depuis une ancienne facture, demandez au commercial de vous donner un numéro de téléphone et cherchez l’ancien solde dans un fichier Excel… Prenez une pause et réfléchissez à un moyen de rassembler vos données dispersées.
Des données dispersées fragilisent la crédibilité de l’information, augmentent le risque d’erreur et vous font perdre du temps et de l’énergie pour “aller chercher” l’information.
Avoir une unique source de vérité pour vos données est primordial pour s’assurer qu’elle est correctement mise à jour et facilitera leur centralisation dans un système ERP.
5. Vous vérifiez toujours les informations avant d’agir
Si le numéro de téléphone d’un client ou fournisseur est différent selon la source consultée, si les prix d’achat ne sont pas les mêmes dans deux fichiers, si vous préférez demander au magasinier si un article est disponible plutôt que de vérifier la disponibilité dans votre logiciel : c’est un signe que vos données ne sont pas fiables.
Le meilleur indicateur de la qualité de vos données est peut-être celui-ci : est-ce que les utilisateurs font davantage confiance au logiciel ou à leurs collègues ?
Une double vérification occasionnelle est signe de rigueur, mais être obligé à revérifier les informations tout le temps est un symptôme que vous ne faites pas confiance à vos données. Or des données peu fiables ne vous permettront jamais d’obtenir des indicateurs corrects ou des tableaux de bord significatifs.
Aucun ERP, aussi performant soit-il, ne peut deviner quelles informations sont correctes.
Un ERP ne crée pas de bonnes données, il transforme les données que vous lui fournissez en informations exploitables. Si les données d’entrée sont mauvaises, les informations produites le seront aussi.
Rappelez-vous enfin que le nettoyage des données reste une décision humaine. L’ERP vous aidera à maintenir ces données propres, mais il ne nettoiera pas à votre place.