L’un des sujets les plus discutés lors de l’intégration d’un ERP en entreprise est sûrement la question de l’adaptabilité.
Dès les premières démonstrations, on peut détecter des différences entre le modèle de l’ERP et le fonctionnement habituel de l’entreprise.
Commence alors le grand débat :
- L’entreprise dit par exemple : Un bon de livraison doit être valorisé, cet ERP imprime des bons sans prix, changez ça SVP !
- L’intégrateur pourra répondre : Les bonnes pratiques de l’ERP, qui sont mondialement reconnues, disent qu’un bon de livraison ne doit pas être valorisé. Adaptez votre approche SVP.
Avant de demander lequel de l’ERP ou de l’entreprise devrait s’adapter à l’autre, il est important de se demander à quel besoin réel cette adaptation tente de répondre.
Il y a une question que beaucoup seront tentés de poser : pourquoi ne pas simplement réduire les frictions au maximum et garder exactement les mêmes processus et méthodes que nous connaissons, mais en utilisant un meilleur outil ? D’ailleurs, si l’outil est meilleur, il devrait pouvoir s’adapter à nous !
C’est une attitude qui pourrait coûter beaucoup plus qu’il n’y paraît sur le moyen terme. Bien qu’il paraisse que tout garder résoudra bien des problèmes, cela ne fera que retarder un changement nécessaire. Après tout si aucun changement n’était nécessaire, l’entreprise n’aurait pas eu besoin de modifier son système d’information !.
C’est un autre rappel qu’un projet ERP est avant tout un projet humain, et il est important de distinguer à ce stade les besoins réels des tentatives de résistance au changement.
L’intégration d’un nouvel ERP est comparable à un déménagement. C’est une excellente occasion pour se réorganiser, revoir ses habitudes et surtout, décider ce qu’il faut emmener dans le nouveau système, et ce qu’il faut laisser derrière soi.
Il faut donc absolument se poser une question avant de prendre une décision : Pourquoi voulons-nous adapter l’ERP ?
La réponse à cette question vous indiquera nécessairement la direction à suivre.
Parce qu’on a toujours fait comme ça
C’est probablement la réponse qui revient le plus souvent. Et le piège consiste justement à considérer le fonctionnement actuel de l’entreprise comme une référence qu’il faudrait absolument reproduire.
Une friction entre l’ERP et les processus de l’entreprise est le bon moment pour remettre en cause nos pratiques et réévaluer des décisions antérieures.
Il faut déterminer quels sont les processus qui contribuent à la productivité de l’entreprise et les séparer des habitudes accumulées le long des années.
Il y a plusieurs années de ça, j’occupais le poste de gestionnaire des stocks dans une entreprise. Le facturier ayant démissionné sans donner de préavis, je l’ai remplacé tout en continuant la gestion des stocks le temps qu’on recrute un nouveau facturier.
Des semaines ont passé, puis des mois, et enfin le provisoire est devenu la norme. Quand quelques années se sont passées et que j’ai changé de poste au sein de la même entreprise, j’ai suggéré qu’il faudrait trouver quelqu’un pour s’occuper de la facturation. Après tout, la facturation est du domaine de la comptabilité et non de la logistique. On m’a alors répondu : mais tu l’as toujours fait ! pourquoi changer une procédure qui fonctionne ?
Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense dans les PME : un contournement ou une décision temporaire devient une procédure, la procédure devient une habitude, et au final, l’habitude finit par être considérée comme une règle.
Cette anecdote illustre bien une chose : le fait qu’un processus fonctionne ne signifie pas nécessairement qu’il soit encore pertinent, efficace ou même nécessaire. Quand un logiciel ne semble pas permettre par défaut une procédure, il ne faudra pas se précipiter et demander à modifier le logiciel, mais commencer par se demander :
Depuis combien de temps faisons-nous les choses ainsi ? et surtout pourquoi ?
- Certains processus peuvent être hérités de décisions prises il y a des années. Ces décisions sont-elles toujours d’actualité ?
- L’ancien logiciel de gestion a pu forcer des contournements qui sont devenus tellement habituels qu’on les considère aujourd’hui comme étant “notre façon de travailler”.
- Tel registre papier est maintenu par habitude plus que par nécessité.
Analyser ces points pourra déjà éliminer d’éventuelles saisies en double, des validations inutiles, des fichiers Excel ou documents papier à gérer en parallèle, etc.
Parce que cette particularité répond à un vrai besoin métier
Là, il faut bien analyser la situation, parce que remettre en cause les processus ne veut bien entendu pas dire qu’il faut tout jeter et recommencer à zéro. L’objectif est de reconnaitre le nécessaire du superflu.
Si l’entreprise utilise une procédure particulière dans son atelier de fabrication et que ce processus augmente la productivité, on parle d’une spécificité qui fait la force de l’entreprise, pas d’une mauvaise pratique à laquelle on est habitués.
Il faut donc déterminer si la particularité de l’entreprise a une justification valable, cela peut être par exemple une règle de tarification, une organisation commerciale, une organisation des responsabilités, etc.
C’est notamment dans ce genre de situation que vous devriez demander à votre intégrateur à adapter le logiciel à vos besoins. D’ailleurs, ces particularités devraient être identifiées dès les premières étapes et faire partie du périmètre du projet ERP et dans le cahier de charges que vous remettez à l’intégrateur.
Il ne faut donc modifier que le nécessaire, il faut que l’ERP soit en mesure d’aider l’entreprise dans les processus qui augmentent la productivité, en essayant de rendre les opérations plus fluides. Il faut qu’il sache s’adapter aux particularités du métier lui-même. Un ERP taillé pour des entreprises qui offrent des services aura bien-entendu du mal avec des processus de fabrication.
Parce que la réglementation ou une contrainte externe l’impose
Et bien sûr, dans ce cas, la marge de discussion est beaucoup plus limitée. Certaines contraintes ne sont simplement pas négociables. La réglementation fiscale, comptable ou sociale en fait partie. Dans ce cas, il ne s’agit plus de demander à l’entreprise de changer ses pratiques pour correspondre à l’ERP : le logiciel doit être capable de répondre aux exigences réglementaires auxquelles l’entreprise est soumise.
Un ERP n’est pas un moule dans lequel on doit essayer de faire entrer une entreprise, il n’est pas non plus de la pâte à modeler qui doit s’adapter en tout point à ce qui est fait au sein de l’entreprise. Ce serait réduire le rôle de l’ERP à de simples boutons qui génèrent des documents.
Un ERP est plutôt un outil que l’entreprise devra apprendre à utiliser et maitriser. Comme tout outil, il faut parfois l’adapter à notre usage, sans pour autant le transformer en quelque chose qu’il n’a jamais été conçu pour être.